基于RFID技术的智能化档案管理系统

1.1档案管理现状 

    国家及企事业单位的各种信息档案资料数量逐日增多，档案的种类日趋多样化，纸质信息存储出现迅速膨胀；而传统的档案管理方式与技术手段所导致的问题也是日益明显，从而致使我国档案行业的信息化管理已经不能满足实际需要。

    鉴于目前档案管理存在的种种现状，档案管理的技术升级与改造迫在眉睫。作为新一代物料跟踪与信息识别的RFID（无线射频识别技术）技术的快速发展给档案管理的信息化、自动化带来更多的便捷性，具有其他技术方式无可比拟的优越性。促进传统观念的转变、提高现代化档案管理意识，在形成新型的档案保管和利用等方面均产生了强劲的推动作用。

1.2系统建设目标 

    目标是实现档案资料管理的智能化、信息化。按照档案资料日常的存储、查询、借阅、归还、防盗等具体业务，对档案流通进行动态的管理，系统通过RFID标签作为信息载体，对每个档案流通的每个环节进行数据采集和监控，实现档案业务办理的自动化，从而取代传统的工作流程。提高档案管理整体的业务管理能力、减少差错率,实现数据共享、提高对档案管理的效率、简化了管理流程、降低了人员的劳动强度，为档案管理提供了更为便捷、更为有效的管理模式，提高服务水平，提升管理的综合实力。于此同时充分体现了行业界的技术优势，与国际化档案智能化管理接轨。

2.1系统整体架构 

2.2档案库子系统： 

 该子系统部署于档案库房，由库房终端、RFID移动终端以及配套的网络、门禁系统、环境监控系统、视频监控系统、周边防护系统等共同组成。实现对档案库房的管理。

   档案库子系统在整个系统中承担数据提供者和操作信息分发执行者的角色。档案库子系统采用模块化进行设计，可以根据用户的需要进行配置。仓库终端系统主要由库房的管理终端、RFID移动终端、RFID标签、RFID读写器和通信网络组成，提供RFID数据采集、操作指示、仓库管理等功能。其系统架构如下图所示：

2.2.1门禁系统：

    门禁系统用于仓库人员进出的管理以及贵重品库房的访问管理。在仓库的进出门内外分别安装进入读卡器和退出读卡器，实现双向刷卡鉴权和人员信息登记。对于机密库房可以采用多卡模式或者N+1访问模式，提供更高等级的访问控制。

2.1.2视频监控系统：

    视频监控系统以视频的方式记录仓库区域的各种活动。在本系统中支持与视频监控系统对接，控制视频监控系统实时记录档案、人员进出仓库，存放、盘点、查阅等操作过程。

2.1.3环境监控系统：

    本方案中集成环境监控功能，可以实时监控仓库的温度、湿度、震动等信息，并根据设定门限进行告警提示，有效改善库房的环境。

2.1.4周边防护系统：

    为了提高库房的安全性，防止未授权人员非法进出库房，在库房进出口部署红外对射等周边防护设施。当有非法进出时，可以联动视频监控系统进行监控，并产生报警。

2.3查询大厅子系统： 

    由查询工作站、自助查询终端、LED显示屏组成，部署于档案查询大厅，用于档案管理人员和查询人员的交互工作。查询工作站用于档案信息的查询检索；自助查询终端提供自助查询功能和排队机的功能；LED显示屏显示系统提示信息和各档案的检索操作进度等信息。

2.3.1 LED显示屏：

在库房外配置LED显示屏，用于显示所对应库房的环境情况、存储情况、访问信息等数据，有助于加强库房的管理。

2.4系统部署 

     RFID智能化档案管理系统采用先进的无线射频识别(RFID)技术和成熟的计算机软件技术根据档案管理的实际需求而研发。系统从档案的生成、存档、借阅、查找、盘点、安全等各个管理环节，以RFID作为信息存储媒介，在RFID芯片中存储了档案的基本信息和使用记录。利用非接触式的手持式、台式、通道式RFID读写设备，紧密配合后台数据库管理系统，全方位实现档案资料的借阅、归还、查找、盘点工作过程的信息化管理。同时，管理系统能够与现有的监控系统进行联动管理，实现系统间的无缝对接；并且将成熟的RFID技术应用于县级档案馆，实现与市级档案信息的交换传递汇报。

系统功能图

3.1档案存取管理 

3.1.1档案存放

1、整理工作人员接收档案后，将档案信息录入系统，录入的数据包括：档案类别、档案名称、档案编号、档案密级、存放时间、保存期限、档案内容摘要等。通过RFID电子标签读写设备将保存档案信息写入电子标签芯片中。正常情况下电子标签置于档案盒表面，标签表面可根据具体业务需求印有档案名称、编号、类别、密级等基本信息。

2、系统根据该档案的信息，自动分配存放档案的货位，并把信息发送到RFID移动终端。保管工作人员找到对应的存放位之后，通过RFID移动终端分别读取档案电子标签和存放位置电子标签信息，确认档案的存放操作。

3.1.2档案借取

1、借阅申请：利用档案大厅安装的自助档案信息查询机，借阅人可以查询出所需借阅档案的信息，并通过查询机打印出借阅小票，小票上打印所需借阅档案信息（名称和编码），以及业务办理的流程，即查询机也具有业务办理自动排号的功能，同时完成外来人员对各类档案资料使用进行统计汇总。 

2、借阅登记：借阅人出示相关证件和借阅小票，工作人员登记所需借阅的档案和借阅人的信息，确定后提交借阅申请记录；对于某些必须领导审批的档案，档案馆领导可以通过系统在线审批，审批后借阅审计记录生效。

3、档案查找：资料库管理终端接收到借阅申请信息后，自动查询该档案的存放信息，并发送到RFID移动终端。档案管理人员根据RFID移动终端上的提示信息定位档案存放的货位。定位到货位后，通过RFID移动终端扫描定位要查找的资料的具体位置，取出档案。分别读取档案的RFID标签信息和档案货位标签信息，完成查找档案确认。

4、档案借出：管理工作人员将档案移交给大厅工作人员，档案交给借阅者之前，必须利用系统设备进行档案电子标签信息采集，系统自动记录借出时间和档案信息。

4.1.3档案归还

    用户使用档案后归还档案，工作人员采集档案电子标签信息，系统自动登记归还时间和档案，完成归还登记,随后将档案资料放回指定的位置并通过RFID移动终端读取档案和档案架标签信息确认放回操作。若用户超过指定的借阅时间未及时归还档案资料，系统会自动发出报警提醒。

3.2档案查询管理 

3.2.1自助终端查询

    自助终端查询主要提供给外来访问人员查询。一般情况下，在档案大厅安置有一定的供其他人员进行档案信息查询的自助查询设备，通过该查询终端设备，访问人员可以根据自己的权限和需求查询相应的档案库资料信息。

3.2.2网络化的系统查询

    网络化的系统查询主要提提供给领导级别或管理者的查询者。通过网络化的系统查询，能够对档案所有业务数据进行实时查询和统计分析。包括：档案数量、档案利用率分析、借阅明细查询等。为管理者提供管理的依据，并实现对基层工作情况的在线监控。 

3.3档案防盗丢失管理 

    该系统实现档案资料的防盗丢失管理以及现场监控。在档案室的出口安装RFID固定读写器、红外对射系统，每个进出通道安装视频监控系统，并与管理中心系统进行网络连接。操作员佩带身份卡，在进出库房时系统对操作员进行身份鉴权；对于未佩带身份卡进出库房的人员，红外对射系统将产生告警。

当档案资料被允许从档案架上取出后，再由出口的RFID门禁通道采集档案标签信息，并与出库指令信息进行核对。如果档案资料是未经档案管理信息系统授权而异常离开库位，监控模块会启动视频监控系统并激活警报系统发出异常情况警报，以防止档案被毁、被盗等。

3.4档案盘点管理 

    采用RFID技术进行档案资料的盘点，使得原来沉重繁琐的档案盘点工作变成一项简单快速的工作。档案管理系统发出盘点指令，库房管理终端发送盘点指令到RFID移动终端，库房管理员根据RFID移动终端上的提示，读取档案格和存放的档案的的标签信息，完成一个档案格的盘点操作，依次进行直到完成所有档案的盘点操作。 

3.5档案环境监测管理 

    档案管理的环境也是极其重要的，由于大多数珍贵富有价值的原件档案资料均采用纸质的介质保存方式，在一定程度上不可避免的受到保存环境的影响，包括灰尘、光线、湿度、温度等影响因素，其中环境温度和湿度的影响较为突出。

    为了确保被保存的档案资料能够完整无损的保护好，采用室内环境监测控制系统实现档案资料室的环境指标要求，即温度和湿度监控系统。

(1)超高频RFID门型通道

(2)岳冉HA500超高频RFID移动终端

(3)岳冉FU100固定式RFID发卡器

(4)档案RFID电子标签

(5)档案架RFID标签